Jäsenrekisteriseloste
Keravan Agility Team ry Kerava
Rekisteriseloste
Laatimispäivä 3.5.2024
Jäsenrekisteriseloste Keravan Agility Team ry
1. Rekisterinpitäjä
Keravan Agility Team ry, Kerava
2. Rekisteriasioista vastaava
Seuran jäsensihteeri, [email protected]
3. Tietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n
vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja
jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten.
4. Rekisteröityjen ryhmä ja siihen liittyvät tiedot
Seuran jäsenet. Kerättävät tiedot ovat:
• Jäsenen etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Koiran nimi ja rotu
• Jäsenkategoria
• Syntymävuosi (pakollinen nuorisojäsenille, muille valinnainen)
• Jäseneksi liittymisen päivämäärä
• Jäsenmaksun suorituspäivämäärä sekä seuran vaatiman Suomisporttilisenssin muoto.
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä
hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsenmaksun
suorituspäivämäärä ilmoitetaan jäsenmaksulaskulla tai seuran rahastonhoitajan ilmoituksella.
Lisenssin muoto saadaan Suomisporttirekisteristä (oikeudet rekisteriin Suomen Agilityliiton
ohjeiden mukaisesti tarvittavilla seuran toimihenkilöillä.)
5. Tietojen luovutus Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei
myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
6. Rekisterin suojaus
Rekisteriä hoitaa seuran jäsenkokouksen nimeämä jäsensihteeri. Käyttöoikeus
jäsenrekisteriin on seuran hallituksen puheenjohtajalla, hallituksen jäsenillä, jäsensihteerillä, rahastonhoitajalla sekä halli- ja koulutusvastaavalla.
7. Rekisterin tietotekninen sijainti
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.
EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:
8. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin
talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa.
Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisteriasioita hoitavalta
henkilöltä.
9. Virheelliset tai vanhentuneet tiedot
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta
oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen
kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Oikaisuvaatimus lähetettävä kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Seurasta erotessaan jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä.
Rekisteriseloste
Laatimispäivä 3.5.2024
Jäsenrekisteriseloste Keravan Agility Team ry
1. Rekisterinpitäjä
Keravan Agility Team ry, Kerava
2. Rekisteriasioista vastaava
Seuran jäsensihteeri, [email protected]
3. Tietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n
vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja
jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten.
4. Rekisteröityjen ryhmä ja siihen liittyvät tiedot
Seuran jäsenet. Kerättävät tiedot ovat:
• Jäsenen etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Koiran nimi ja rotu
• Jäsenkategoria
• Syntymävuosi (pakollinen nuorisojäsenille, muille valinnainen)
• Jäseneksi liittymisen päivämäärä
• Jäsenmaksun suorituspäivämäärä sekä seuran vaatiman Suomisporttilisenssin muoto.
Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä
hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsenmaksun
suorituspäivämäärä ilmoitetaan jäsenmaksulaskulla tai seuran rahastonhoitajan ilmoituksella.
Lisenssin muoto saadaan Suomisporttirekisteristä (oikeudet rekisteriin Suomen Agilityliiton
ohjeiden mukaisesti tarvittavilla seuran toimihenkilöillä.)
5. Tietojen luovutus Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei
myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
6. Rekisterin suojaus
Rekisteriä hoitaa seuran jäsenkokouksen nimeämä jäsensihteeri. Käyttöoikeus
jäsenrekisteriin on seuran hallituksen puheenjohtajalla, hallituksen jäsenillä, jäsensihteerillä, rahastonhoitajalla sekä halli- ja koulutusvastaavalla.
7. Rekisterin tietotekninen sijainti
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle.
EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:
- Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
- 2FA-tunnistuksen tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
- Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.
8. Tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin
talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa.
Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisteriasioita hoitavalta
henkilöltä.
9. Virheelliset tai vanhentuneet tiedot
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta
oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen
kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Oikaisuvaatimus lähetettävä kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Seurasta erotessaan jäsenen tiedot poistetaan jäsenrekisteristä.